¿Qué es un Acta Administrativa y para qué sirve? (laboral)
El acta administrativa o acta de investigación es un documento fundamental para las empresas, ya que permite registrar y documentar formalmente faltas o incumplimientos de los trabajadores. Una correcta elaboración puede ser la herramienta más útil para justificar un despido y reducir el riesgo en caso de juicios.
En esta guía resumida, te explicamos cómo hacer un acta administrativa correctamente, evitando errores que puedan poner en riesgo la estabilidad de tu empresa.
¿Cuándo es necesario elaborar un Acta Administrativa?
Un acta administrativa debe realizarse cuando un trabajador incurre en faltas laborales que puedan derivar en una sanción, suspensión o despido. Algunos ejemplos son:
Faltas injustificadas. Incumplimiento de normatividad aplicable. Negligencia en el desempeño del trabajo. Conductas inapropiadas o faltas de respeto. Daño intencional a bienes de la empresa. Robo o fraude dentro de la empresa Actos de acoso sexual.
Es importante que el acta se elabore en el momento del incidente o lo más pronto posible, para garantizar que la información sea precisa y verificable.
¿Cómo redactar un Acta Administrativa correctamente?
Un acta administrativa debe ser clara, objetiva y detallada. Sigue esta estructura para evitar errores que puedan invalidarla legalmente:
- Encabezado
Incluye los datos básicos:
- Nombre de la empresa y persona responsable de la elaboración del acta.
- Fecha y lugar donde se elabora el acta.
- Nombre del trabajador involucrado.
- Nombre de los testigos presentes (si aplica).
- Nombre de testigos del levantamiento del acta.
- Descripción de los hechos.
Una descripción detallada de los hechos es clave para la correcta elaboración del acta. De manera general, debe responder a las preguntas: ¿qué pasó?, ¿cuándo ocurrió?, ¿quiénes estuvieron involucrados?, ¿cómo sucedió?, etc.
Ejemplo:
“Siendo las _ horas del día _ del mes de _ del año 2025, en las oficinas de [Nombre de la Empresa], ubicadas en ____, se elabora esta acta para dejar constancia de que el trabajador [Nombre del Empleado] ha incurrido en la falta de [describir la falta], pues el día ____ a las ___, en ____, en la presencia de ____, al estar ____, realizó ____, lo cual contraviene el artículo __ de la [Ley Federal del Trabajo/Reglamento Interior de Trabajo]…”
Consejo: Usa un lenguaje formal y evita juicios de valor o interpretaciones subjetivas.
- Fundamento Legal
Indica qué normatividad se están aplicando para justificar la sanción.
Ejemplo:
“Con su actuar, el trabajador ______, incurrió en la prohibición prevista en la fracción ___ del artículo 135 de la Ley Federal del Trabajo, el cual establece que […]”
- Garantía de audiencia.
Recuerda que, para aplicar una sanción, se debe garantizar el derecho del trabajador a ser oído antes de su aplicación, por lo que es recomendable, otorgar el uso de la voz al trabajador dentro del acta para cumplir con dicho derecho.
- Firmas y cierre
- Firma del responsable de la elaboración el acta (gerente, jefe de área o RRHH).
- Firma del trabajador involucrado.
- Firma de testigos (si aplica).
- Firma de testigos del levantamiento del acta.
Importante: Si el trabajador se niega a firmar, se debe incluir una anotación que lo indique y contar con testigos para validar el documento.
¿Qué validez legal tiene un Acta Administrativa?
El acta administrativa no equivale automáticamente a una sanción o despido. Es un documento probatorio que puede ser utilizado en caso de un litigio laboral para justificar la decisión de la empresa.
Beneficios de implementar Actas Administrativas correctamente.
Protege legalmente a la empresa en caso de controversias con empleados. Fortalece la disciplina organizacional, evitando reincidencias en faltas. Minimiza riesgos de demandas laborales, asegurando procesos claros. Facilita la toma de decisiones sobre sanciones, despidos o medidas correctivas.
Preguntas frecuentes sobre Actas Administrativas.
¿Un trabajador puede negarse a firmar el acta?
Sí, pero esto no invalida el acta. Se debe registrar la negativa en el documento y contar con testigos que firmen en su lugar.
¿Se puede despedir a un empleado con una sola acta administrativa?
Depende del caso. Si la falta corresponde a una causal de rescisión sin la responsabilidad para el patrón (Art. 47 de la Ley Federal del Trabajo), puede proceder un despido justificado, debiendo dar aviso por escrito al trabajador donde se establezca de manera clara la conducta que motiva la rescisión y la fecha en que se cometió.
⚠IMPORTANTE.
Recuerda que, si consideras que alguna falta amerita la suspensión en el trabajo como medida disciplinaria, ésta no podrá exceder de ocho días y las disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación deben estar contenidas en el Reglamento Interior de Trabajo de la empresa, debidamente registrado.
El uso adecuado de actas administrativas es una herramienta clave para el cumplimiento normativo y la gestión disciplinaria dentro de cualquier empresa. Documentar correctamente los incidentes evita riesgos legales y protege la reputación de la organización.
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